Syndic'tionnaire

Petit lexique pour maîtriser le syndic d'immeuble

La copropriété

Une copropriété est un immeuble ou ensemble d’immeubles au sein duquel au moins 2 lots différents appartiennent à 2 personnes différentes.

L’association des copropriétaires

L’association des copropriétaires naît lorsque les statuts de la copropriété sont transcrits à la conservation des hypothèques. Elle dispose d’une personnalité juridique qui lui donne une existence propre et indépendante des copropriétaires.

Tout comme une société, l’association des copropriétaires doit être enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises et tous les documents qu’elle établit doivent mentionner son numéro d’entreprise.

Les organes de l’association des copropriétaires

L’association des copropriétaires doit obligatoirement disposer d’un organe décisionnel et d’un organe exécutif. L’organe décisionnel est l’association des copropriétaires elle-même alors que l’organe exécutif est le syndic.

Le conseil de copropriété

Le conseil de copropriété est un organe qui a pour mission de veiller à la bonne exécution des tâches confiées au syndic.

Le conseil de copropriété ne peut être composé que de copropriétaires et doit être composé d’au moins deux personnes afin que les décisions puissent être prises collégialement. Il est par ailleurs conseillé de ne pas dépasser 7 personnes afin de ne pas rendre son fonctionnement trop compliqué.

Dans les copropriétés d’au moins 20 lots (à l’exception des caves, garages et parkings)

La présence d’un conseil de copropriété est obligatoire et celui-ci est élu à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés.

Dans les copropriétés de moins de 20 lots (à l’exception des caves, garages et parkings)

La présence d’un conseil de copropriété est facultative et celui-ci est élu à la majorité des trois quarts de voix des copropriétaires présents ou représentés.

Note :

Les termes « Conseil de gérance », « Comité de gérance » ou « Conseil syndical » sont des termes désuets ou utilisés à l’étranger. En outre, le conseil de copropriété est composé de membres, tous égaux entre eux, et aucun « président du conseil de copropriété » n’est prévu par la loi.

Le commissaire aux comptes

La loi impose qu’un commissaire aux comptes soit désigné annuellement lors de l’Assemblée générale ordinaire. Que celui-ci soit un copropriétaire ou non, ses obligations et compétences sont déterminées par le règlement de copropriété.

Le commissaire aux comptes prendra contact à temps avec le syndic afin d’accéder aux documents utiles et procéder aux vérifications qui s’imposent. Il transcrira souvent ses observations dans un rapport qui proposera, ou non, l’approbation des comptes lors de l’Assemblée générale.

Notes :

Le commissaire aux comptes n’est pas, à proprement parler, un organe de la copropriété.

Les termes « contrôleur aux comptes », « vérificateur des comptes » ou même « réviseur aux comptes » ne sont pas corrects même s’ils sont compris de tous.

Les statuts de la copropriété

Les statuts d’une copropriété sont composés de l’acte de base et du règlement de copropriété qui doivent tous les deux faire l’objet d’un acte authentique.

Note :

Contrairement à ce que beaucoup de personnes pensent, le Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) ne fait pas partie des statuts de la copropriété même s’il est utile pour organiser la vie au sein de la copropriété.

L’acte de base

L’acte de base comprend au moins :

  • la description de l’immeuble, ou du groupe d’immeubles ;
  • la description des parties communes ;
  • la description des parties privatives ;
  • les quotités dans les parties communes qui sont attribuées à chaque partie privative.

Le règlement de copropriété

Le règlement de copropriété détaille les règles de fonctionnement de la copropriété, dont au moins :

  • les droits et obligations de chaque propriétaire par rapport aux parties privatives et communes ;
  • le mode de convocation, le fonctionnement et les pouvoirs de l’Assemblée générale ;
  • les critères et le mode de calcul de la répartition des charges ;
  • le mode de nomination d’un syndic, l’étendue de ses pouvoirs, la durée de son mandat ainsi que les modalités de renouvellement ou du renon éventuel de ce dernier et les obligations consécutives à la fin de sa mission ;
  • la quinzaine durant laquelle l’Assemblée générale ordinaire a lieu.

Le Règlement d’Ordre Intérieur

Le Règlement d’Ordre Intérieur est un document qui reprend les règles de vie au sein de la copropriété comme :

  • les mesures à prendre pour un emménagement ou un déménagement ;
  • les objets acceptés ou non sur les terrasses ;
  • l’utilisation des locaux communs ;
  • les périodes durant lesquelles il est autorisé de faire du bruit ;

Il n’est pas obligatoire d’avoir un Règlement d’Ordre Intérieur et ce dernier ne doit pas faire l’objet d’un acte notarié. Cependant, une fois adopté (à la majorité absolue des voix des propriétaires présents ou représentés), il doit être respecté par tous les habitants (propriétaires ou locataires).

Il n’y a pas de taille conseillée pour un Règlement d’Ordre Intérieur. Il peut tenir sur une page ou s’étendre sur plusieurs dizaines de pages. Il est souvent étoffé au cours des années en fonction des mauvaises expériences vécues au sein de la communauté.

Lorsqu’il est suffisamment concis, le Règlement d’Ordre Intérieur est en général affiché dans le hall d’entrée de l’immeuble.

Note :

Le Règlement d’Ordre Intérieur ne fait pas partie des statuts de la copropriété.

Le syndic

Le syndic est l’organe exécutif de l’association des copropriétaires.

La fonction de syndic ne peut être exercée que par une seule personne, qu’elle soit physique ou morale et professionnelle ou non.

Que le syndic soit professionnel ou non, il doit respecter les mêmes obligations légales, statutaires et contractuelles, et endosser les mêmes responsabilités.

Notes :

Très souvent, on entend parler de « syndicat de copropriété » ou de « syndicat » alors que, lorsqu’on parle d’immobilier, les seuls syndicats qui existent sont le « syndicat national des propriétaires et copropriétaires » ou le « syndicat des locataires ».

Contrairement à ce que beaucoup de personnes pensent, il n’y a pas de taille maximale à un immeuble ou à un ensemble immobilier au-delà de laquelle il est interdit d’exercer le rôle de syndic non professionnel. La seule condition est d’être copropriétaire au sein de la copropriété à gérer.

Les missions du syndic

Le syndic assure la gestion administrative, technique et financière de la copropriété en fonction des décisions prises par l’Assemblée générale des copropriétaires. Il représente également l’association des copropriétaires vis-à-vis des tiers.

En tant qu’organe exécutif de l’association des copropriétaires, le syndic dispose de trois types de pouvoirs :

  • légaux, qui sont déterminés par la loi ;
  • statutaires, qui sont décrits dans le règlement de copropriété ;
  • conventionnels, qui découlent de décisions prises par l’Assemblée générale.

Note :

En plus de connaissances juridiques et techniques nécessaires à l’exercice de sa fonction, le syndic doit aussi jouer un rôle social. Il pourra ainsi, de temps à autre, être conciliateur ou médiateur.

La nomination du syndic

Le syndic peut être nommé de trois manières différentes :

  • dans le règlement de copropriété ;
  • par l’Assemblée générale ;
  • par le juge.

Dans le règlement de copropriété

Le syndic est parfois désigné dans le règlement de copropriété lors de la création d’une nouvelle copropriété. Son mandat doit alors être confirmé lors de la première Assemblée générale au risque de voir son mandat prendre fin de plein droit. Ce point est donc à ne pas oublier lors de la rédaction de l’ordre du jour de la première Assemblée générale.

Par l’Assemblée générale

La désignation du premier syndic, le renouvellement de son mandat ou le choix d’un nouveau syndic est décidé en Assemblée générale, à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés.

Le mandat qui lui est attribué ne peut excéder trois ans et s’il n’est pas renouvelé, un autre syndic devra être choisi.

L’Assemblée générale peut toujours révoquer un syndic et peut, si nécessaire, lui adjoindre un syndic provisoire pour une durée ou des tâches spécifiques.

Par le juge

Puisqu’il est obligatoire d’avoir un syndic dans une copropriété, la loi a prévu qu’il pourrait être désigné par le juge. Il peut l’être à la requête de tout copropriétaire ou même de tout tiers ayant un intérêt.

Lorsqu’il est désigné par le juge, la mission du syndic se limitera souvent aux obligations légales. N’ayant pas de contrat, il n’aura pas d’obligations contractuelles et n’observera bien souvent pas les obligations statutaires.

La gestion administrative du syndic

La gestion technique du syndic

La gestion technique qui doit être assurée par le syndic comprend entre autres :

  • réaliser des travaux dans ou à l’immeuble (travaux d’entretien, de réparation, de réfection et travaux conservatoires) ;
  • veiller au respect des prescriptions techniques et réglementaires ;
  • assurer l’approvisionnement de l’immeuble ;
  • s’informer sur l’état des parties communes, notamment par des contrôles périodiques ;
  • garantir le bon état de fonctionnement de l’immeuble et des conditions de vie optimales via la prise de mesures adéquates et en temps utiles ;
  • prendre les mesures nécessaires en cas d’urgence et convoquer l’Assemblée générale extraordinaire si nécessaire ;
  • formuler des propositions utiles et constructives pour la conservation du bien ;

Les travaux d’entretien

Il s’agit des petits travaux nécessaires au bon fonctionnement général de l’immeuble comme remplacer les ampoules défectueuses dans les parties communes, faire laver les vitres, tondre le gazon…

Ces travaux sont habituellement couverts par un contrat avec une société spécialisée qui doit obligatoirement avoir été voté et accepté en Assemblée générale des copropriétaires.

Les travaux de réparation

Il s’agit des travaux de réparation d’installations techniques défectueuses qui peuvent être préventifs (remplacement du revêtement de sol…) ou curatifs (réparation des parlophones, réparation du système de fermeture automatique de la porte d’entrée…).

Pour les travaux curatifs dont le coût est important ou pour les travaux préventifs, le syndic devra préalablement demander l’autorisation à l’Assemblée générale des copropriétaires et convoquer une Assemblée générale extraordinaire si nécessaire.

Pour les travaux curatifs dont le coût est moindre, le syndic pourra éventuellement les faire exécuter et ratifier cette décision lors de l’Assemblée générale suivante.

Les travaux de réfection

Il s’agit des travaux de remplacement d’une installation ou d’un changement important dans l’installation (par exemple : le remplacement de l’ascenseur, la modernisation du système de chauffage central…)

De tels travaux nécessitent toujours la décision de l’Assemblée générale avant d’être exécutés.

Les travaux conservatoires

Il s’agit des travaux urgents nécessaires pour résoudre un problème technique ou empêcher son aggravation.

Le syndic peut, dans le cadre de ses pouvoirs d’accomplissement d’actes conservatoires et d’administration provisoire, réaliser de tels travaux, mais doit cependant faire ratifier son initiative, si nécessaire au moyen d’une Assemblée générale extraordinaire.

Les prescriptions techniques et réglementaires

Diverses législations imposent des exigences techniques pouvant nécessiter la réalisation de travaux au niveau des parties communes de l’immeuble. Les plus connues sont les installations de gaz et d’électricité, mais il y a également les installations de levage (ascenseurs), les chaufferies et les parkings couverts.

De plus, pour les immeubles qui comportent des conciergeries, ces locaux doivent répondre aux exigences d’équipement élémentaire.

La gestion financière du syndic

La gestion financière qui doit être assurée par le syndic comprend :

  • l’administration des fonds de l’association des copropriétaires et le placement de ceux-ci sur divers comptes dont au moins un pour le fonds de roulement et un pour le fonds de réserve, chacun ouvert au nom de l’association ;
  • la préparation d’un budget prévisionnel annuel à soumettre au vote de l’Assemblée générale ;
  • la tenue des comptes avec une comptabilité de copropriété et des décomptes individuels ;
  • le recouvrement des charges.

Le fonds de roulement

Le fonds de roulement est constitué de la somme des avances faites par les copropriétaires, à titre de provision, pour couvrir les dépenses périodiques telles que les frais de chauffage et d’éclairage des parties communes, ou encore les frais de gérance et de conciergerie.

Lors d’une vente, la quote-part du copropriétaire vendeur dans le fonds de roulement lui est remboursée et le même montant est appelé auprès de l’acheteur.

Le fonds de réserve

Le fonds de réserve est constitué de la somme des apports de fonds périodiques destinés à faire face à des dépenses non périodiques, comme celles occasionnées par le renouvellement du système de chauffage, la réparation ou le renouvellement d’un ascenseur ou la pose d’une nouvelle toiture.

Lors d’une vente, la quote-part du copropriétaire vendeur dans le fonds de réserve reste la propriété de l’association des copropriétaires. Il est possible, pour un vendeur, de récupérer sa quote-part auprès de l’acheteur pour autant que ceci ait été annoncé lors de la mise en vente du lot.

Le budget prévisionnel

Le syndic doit préparer annuellement un budget prévisionnel en collaboration avec le conseil de copropriété et le soumettre au vote de l’Assemblée générale des copropriétaires. Ce budget doit comporter une partie pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble, ainsi qu’une partie pour les frais extraordinaires prévisibles.

La comptabilité de copropriété

Le syndic est chargé de tenir les comptes de l’association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant un plan comptable minimum normalisé établi par le Roi (adopté par l’arrêté royal du 12 juillet 2012).  

Note :

Pour les copropriétés de moins de vingt lots (à l’exclusion des caves, garages et parkings), il est autorisé de tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve, les créances et les dettes des copropriétaires.

Les décomptes individuels de charges

Le syndic est chargé de déterminer la part que chaque copropriétaire doit supporter en fonction des différentes quotités fixées dans les statuts. Il établit pour cela un relevé des frais par type de dépenses et par clé de répartition, ainsi qu’un tableau de répartition des frais entre les copropriétaires ou un relevé individuel des frais à répartir.

Une fois établis, les décomptes individuels de charges sont communiqués aux copropriétaires par le syndic, qui les invite à régler les sommes dues.

L’association des copropriétaires peut décider de fonctionner avec des décomptes mensuels, trimestriels ou annuels. Les décomptes mensuels ne sont pas recommandés : ils ne présentent pas d’intérêt particulier et génèrent beaucoup de travail administratif.

Décompte annuel

La copropriété fonctionne avec des appels de provisions au début de chaque trimestre et un décompte une fois par an qui établit si les provisions étaient suffisantes ou non pour faire face aux charges de l’année écoulée. En cas de provisions insuffisantes, un complément sera réclamé alors qu’en cas de provision excédentaire, l’excédent sera porté au bénéfice du copropriétaire lors de l’appel de provision suivant.

Décompte trimestriel

La copropriété fonctionne avec un décompte de charges à la fin de chaque trimestre et appelle auprès de chaque copropriétaire le montant des charges correspondant à ses quotités au sein de la copropriété.

Le recouvrement des charges

Le syndic est chargé de faire le maximum afin de récupérer les sommes non payées par les copropriétaires qui négligent de s’acquitter de leur quote-part. Si des rappels et des courriers recommandés ne suffisent pas, c’est en justice que l’association des copropriétaires (représentée par son syndic) pourra procéder au recouvrement.

Note :

La jurisprudence considère en général que lorsqu’il s’agit du recouvrement d’arriérés dus par un copropriétaire, le syndic peut prendre l’initiative d’agir en justice sans devoir en demander l’autorisation à l’Assemblée générale (pour autant que des rappels et mises en demeure aient été envoyés).

Avenue du Sabotier 34 à 1428 Lillois-Witterzée | Agrément IPI 511160 (Quentin DESLOGES) | 02/259 54 58

Politique d'utilisation des cookies

Ce site web peut faire usage de cookies en vue d’améliorer la fonctionnalité du site web. En utilisant ce site, vous acceptez l’utilisation des cookies pour améliorer votre navigation.
Pour en savoir plus sur notre politique d’utilisation de cookies, veuillez cliquer sur le lien suivant